Nebenkostenabrechnung - so rechnet dein Vermieter ab

Mieter prüft seine Nebenkostenabrechnung

Wenn du zur Miete wohnst, rechnet dein Vermieter alle Kosten mit dir ab, die über die Kaltmiete hinaus entstehen. Diese Nebenkostenabrechnung sorgt einmal im Jahr in manchen Fällen für eine böse Überraschung, etwa wenn du durch höhere Energiekosten eine Nachzahlung leisten musst.

Dein Vermieter ist verpflichtet, dir nach einem Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten die Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Dabei muss der Abrechnungszeitraum nicht zwangsläufig mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Wichtig für dich dabei ist: Hat der Vermieter dir zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum keine Nebenkostenabrechnung erstellt, kann er keine Nachforderung mehr stellen. Das ist gesetzlich geregelt.

Was fällt unter die Nebenkosten?

Die Nebenkostenabrechnung ist nicht selten ein Streitpunkt zwischen Mieter und Vermieter. Bevor du mit dem Verdacht auf unberechtigte Positionen mit deinem Vermieter einen Streit vom Zaune brichst, solltest du wissen, was zu den abrechenbaren Nebenkosten gehört. Es sind in der Regel die Dinge, die du auch bezahlen würdest, wenn du Wohneigentum hättest:

Grundsteuer: Dabei handelt es sich um die Besteuerung des Grundstückes, die Grundsteuer fließt an die jeweilige Kommune, in der sich das Objekt befindet.
Wasserkosten und Entwässerung: Auf der einen Seite wird dir Frischwasser durch den örtlichen Versorger bereitgestellt, auf der anderen Seite erheben die Kommunen Gebühren für das Abwassersystem.
Heizkosten und Warmwasser: Die Versorgung mit Heizwärme und Warmwasser erfolgt in den meisten Fällen noch über Brennstoffe wie Heizöl, Gas oder sogar Kohle. Diese Kosten der Beschaffung reicht dein Vermieter dir je nach Verbrauch weiter.
Straßenreinigung und Müllgebühren: Darunter fallen kommunale Gebühren für die Reinigung der Straße, das Räumen von Schnee im Winter und auch die Abfallentsorgung. Letzteres betrifft vor allem die Reststofftonne (graue Tonne).
Beleuchtung und Aufzüge: In Mehrfamilienhäusern fallen gemeinschaftliche Kosten zum Beispiel für das Treppenhaus oder den Keller an. Ist ein Aufzug vorhanden, kann dein Vermieter den Strom, aber auch Wartung und Prüfung in Rechnung stellen. Reparaturkosten sind jedoch nicht umlagefähig.
Hausmeister: Bei größeren Objekten kümmert sich ein Hausmeister oder ein Hausmeisterservice um kleine Reparaturen oder um den Winterdienst. Diese Kosten für den Hausmeister sind ebenfalls umlagefähig.
Versicherungen: Für das Haus, das du nutzt, hat der Vermieter eine Gebäudeversicherung abgeschlossen. Da du im Schadensfall davon profitierst, trägst du über die Nebenkostenabrechnung auch den Jahresbeitrag. Das betrifft auch die Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht.

Nicht umlagefähig im Rahmen der Nebenkostenabrechnung sind jedoch die Kosten für die Hausverwaltung. Denn hier gibt dein Vermieter die Aufgabe zur Verwaltung des Objektes aus der Hand, obwohl er diese theoretisch auch selbst ausüben könnte. Ebenso sind Instandhaltungskosten oder Instandsetzungskosten nicht anrechenbar. Dein Vermieter muss die Kosten selbst tragen, die durch die Abnutzung, Alterung und auch Witterung entstehen.

Unser Tipp:

Wenn du über deine Nebenkosten auch die Gebäudeversicherung bezahlst, hast du im Schadenfall den Anspruch, dass dein Vermieter darüber den Schaden abwickelt. Das ist zum Beispiel bei einem Leitungswasserschaden der Fall, wenn durch das ausgelaufene Wasser Teile der Wohnung saniert werden müssen. Das gilt auch für den Fall, dass du den Schaden fahrlässig verursacht hast.

Kann dein Vermieter die Nebenkosten erhöhen?

Die Nebenkosten darf dein Vermieter erhöhen, aber nicht nach Belieben. Die Erhöhung muss immer auf der Grundlage des vorherigen Abrechnungszeitraums basieren. Das ist dann der Fall, wenn deine Nebenkostenvorauszahlungen nicht ausreichend hoch waren und daraus eine Nachzahlung resultiert. Die Erhöhung der Nebenkosten darf also nur den Betrag der letzten Nachzahlung umfassen und wird monatlich umgelegt.

Beispiel: Du hast aufgrund gestiegener Grundsteuer und Müllgebühren eine Nachzahlung von 180 € zu leisten. Das entspricht für das Folgejahr einer Erhöhung der Nebenkosten um 15 € monatlich, also 180 € jährlich. Höher darf die Anpassung nicht ausfallen. Dein Vermieter kann auch nicht für mögliche, in der Zukunft anstehende Mehrkosten, bereits eine höhere Nebenkostenvorauszahlung verlangen.

Der Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung

Dein Vermieter muss deine Nebenkostenabrechnung sehr detailliert erstellen, ansonsten handelt es sich um einen Formfehler in der Abrechnung und diese ist damit ungültig. Es muss also ersichtlich sein, wie hoch die Gesamtkosten und dein jeweiliger Anteil zu den Kosten sind.

Beispiel: Ein Mehrfamilienhaus hat eine Wohnfläche von 280 m². Davon nutzt du 70 m².

Die Kosten für das Niederschlagswasser werden mit 116 € gesamt ausgewiesen. Dann entfällt ein Anteil von 29 € auf deine Nebenkosten.

70 m² von 280 m² = 25 %
25 % von 116 € = 29 €

Zu dieser Position muss dein Vermieter also die Kostenart (Niederschlagswasser), die Gesamtkosten (116 €), die Berechnungsgrundlage (Wohnfläche) sowie die Abrechnungstage (365 Tage) aufführen und daraus deinen Anteil (29 €) festlegen.

Was muss die Nebenkostenabrechnung beinhalten?

Eine Nebenkostenabrechnung muss jeder Mieter ohne irgendwelche betriebswirtschaftlichen Kenntnisse erfassen können. Deshalb gibt es formale Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung. Sind bestimmte Punkte nicht gegeben, kann diese unwirksam sein. Zu den relevanten Punkten gehören:

Abrechnungszeitraum: Für welchen Zeitraum erfolgte die Abrechnung? Üblicherweise ist das der Zeitraum vom 01.01. bis zum 31.12 eines Jahres. Das kann aber auch abweichen, wenn du im Laufe eines Jahres eingezogen bist und die Kosten anteilig ab deinem Einzug berechnet werden.
Zeitpunkt der Erstellung: Wann wurde die Nebenkostenabrechnung erstellt? Diese muss innerhalb von 12 Monaten nach dem festgesetzten Abrechnungszeitraum erstellt werden. Ansonsten entfällt der Anspruch auf eine Nachforderung.
Angaben zur Wohnung: Ist tatsächlich deine Wohnung die Grundlage oder wurde versehentlich eine falsche Wohnung zu Grunde gelegt?
Aussteller der Nebenkostenabrechnung: An wen kannst du dich wenden, wenn formale Fehler aufgetreten sind oder eine Berechnungsgrundlage fehlerhaft ist?
Gesamtkosten: Für das gesamte Objekt müssen alle Kosten ausgeführt werden.
Umlageschlüssel: Werden die Kosten für deine Wohnung nach Wohnfläche oder nach Verbrauch aufgeteilt?
Anteilsrechnung: Wie hoch ist dein Anteil an den Gesamtkosten jeder einzelnen Position (Grundsteuer, Müll, Abwasser etc.)?
geleistete Vorauszahlungen: Wie hoch ist deine im Abrechnungszeitraum geleistete Vorauszahlung? Ergibt sich daraus eine Erstattung oder eine Nachzahlung?

Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Bei der Nebenkostenabrechnung muss dein Vermieter Fristen einhalten, aber auch du bist in manchen Fällen an Fristen gebunden. Die wichtigsten Fristen zur Nebenkostenabrechnung im Überblick:

Dein Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach dem Abrechnungszeitraum erstellen und dir zustellen.
Die Nebenkostenabrechnung kann der Vermieter nur mit Ausnahme noch nach diesem Zeitraum erstellen, wenn er die Verzögerung nachweislich nicht zu vertreten hat (Beispiel: verspäteter Grundsteuerbescheid).
Du hast ab Zustellung der Nebenkosten 12 Monate Zeit, diese zu prüfen.
Erfolgt überhaupt keine Nebenkostenabrechnung, kannst du für die laufende Abrechnungsperiode die Vorauszahlungen zurückhalten. Doch Vorsicht: Das bedeutet nicht, dass du diese nicht doch noch bezahlen musst, wenn der Vermieter mit Verspätung die Nebenkostenabrechnung präsentiert.

Wie schützt du dich bei hohen Energiekosten?

Oftmals machen die Energiekosten einen hohen Anteil innerhalb der Nebenkosten aus. Mit diesen Maßnahmen kannst du dich davor schützen, dass die Nebenkostenabrechnung für dich zu einem bösen Erwachen wird.

Achte darauf, dass du trotz hoher Energiekosten nicht beim Heizen am falschen Ende sparst. Ansonsten droht Schimmelbildung. Sofern das Objekt noch nicht über eine effiziente Dämmung verfügt, kannst du zwischen Wand und Heizung Dämmplatten schieben, damit die Heizungswärme nicht durch die Wand verloren geht. Prüfe, ob du Fenster und Türen mit Dichtungsbändern abdichten musst. Allerdings musst du in dem Fall auch deinen Vermieter ansprechen, denn solche Mängel muss er beheben.
Die Heizkosten kannst du auf ein erträgliches Niveau senken, wenn einerseits die Heizungen nicht rund um die Uhr laufen und andererseits die Räume nach Bedarf beheizt werden. Mehr dazu findest du auch in unserem Artikel "Heizung einstellen".
Bilde in jedem Fall Rückstellungen für die Heizkosten. Denn vor allem bei Öl- und Gasheizungen drohen Nachzahlungen. Eine pauschale Summe lässt sich hier nicht festlegen, da die Nebenkosten abhängig von Wohnungsgröße und Personenzahl sind. Du solltest aber grob 50 % Mehrkosten beim Heizen einkalkulieren.

Lassen sich Nebenkosten steuerlich absetzen?

Ja, das ist tatsächlich möglich. Denn so wie ein Hauseigentümer kannst du Kosten für haushaltnahe Dienstleistungen steuerlich absetzen. Denn über die Nebenkostenabrechnung musst du diese Kosten ja bezahlen. Dazu gehören zum Beispiel Winterdienst, Gartenpflege oder Wartungskosten für die Heizung. Diese Grenzen solltest du kennen:

Bei Handwerkerkosten liegt die Höchstgrenze bei 6.000 €, wovon du 20 % absetzen kannst.
Bei haushaltsnahen Dienstleistungen liegt die Höchstgrenze bei 20.000 €, wovon du ebenfalls 20 % absetzen kannst.

Wenn diese Aufwendungen nicht spezifisch aus deiner Nebenkostenabrechnung hervorgehen, dann muss dein Vermieter dir dazu eine Bescheinigung, die du steuerlich absetzen kannst, ausstellen.

Wie überprüfst du deine Nebenkostenabrechnung?

Prüfe zunächst einmal, ob alle Formalien eingehalten wurden. Dazu gehört die Darstellung des Abrechnungszeitraumes sowie die Aufteilung der Gesamtkosten und die korrekten Verteilschlüssel. Nimm dazu die Abrechnung aus dem Vorjahr zur Hand und gleiche die Positionen ab. Sofern dir ein ungewohnter Kostenanstieg bei einer oder mehrerer Positionen nicht schlüssig ist, darfst du beim Vermieter um Akteneinsicht bitten. Sofern dein Vermieter seinen Sitz nicht allzu weit entfernt hat, muss er dir die Unterlagen jedoch nicht postalisch zusenden. Dann musst du vor Ort Einsicht nehmen. Das geht sogar so weit, dass du nicht nur den Abrechnungsbeleg einsehen darfst, sondern auch den dazugehörigen Zahlungsbeleg. Denn eine Zahlungsposition, die dein Vermieter mit dir abrechnet, muss er ja auch bezahlt haben.

Verweigert dein Vermieter dir die Einsicht in die Betriebskostenabrechnung, darfst du die Nebenkostenvorauszahlung zurückhalten, bis du tatsächlich den Einblick erhältst. Allerdings musst du auch da eine Rückstellung bilden. Wenn dein Vermieter dir nämlich die Nebenkostenabrechnung nun vorlegt, musst du auch weiter die Vorauszahlung leisten. Beachte dabei auch, dass du einbehaltene Beträge spätestens dann zahlen musst, wenn dein Vermieter zu der betreffenden Abrechnungsperiode nun fristgerecht eine Nebenkostenabrechnung vorlegt.

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung

Wenn du in der Nebenkostenabrechnung einen Fehler gefunden hast, kannst du innerhalb von 12 Monaten nach der Zustellung Widerspruch einlegen. Doch Vorsicht: Du kannst nicht einfach Widerspruch einlegen, nur weil du das Gefühl hast, dass alles teurer geworden ist. Der Wiederspruch muss begründet sein und entsprechend auch auf einem vorhandenen Fehler beruhen. Am besten lässt du den Widerspruch per Einschreiben zustellen oder du wirfst zusammen mit einem Zeugen den Widerspruch beim Vermieter im Briefkasten ein.

Unser Fazit zur Nebenkostenabrechnung

Es ist ein ziemlich komplexes Thema, denn viele Laien können nicht überblicken, ob die Positionen in der Nebenkostenabrechnung überhaupt auf den Mieter umgelegt werden dürfen und wie sich die Verteilerschlüssel zusammensetzen. Sofern Zweifel auftreten, solltest du dich an den Mieterschutzbund wenden. Du kannst natürlich auch mit deinen Nachbarn die Abrechnungen abgleichen, wenn es sich dabei um das gleiche Objekt handelt. So lassen sich möglicherweise auch Fragen von selbst klären. Nutze aber in jedem Fall die Möglichkeit, die Unterlagen bei deinem Vermieter einzusehen. Dann kannst du dich auch von der Richtigkeit der Daten überzeugen - wovon wir einfach mal ausgehen.